第1章 総則

（目的）

第1条

この規程は、社会福祉法人愛知県社会福祉協議会（以下「本会」という。）における個人情報の取扱いについて必要な事項を定め、事業の適正な運営及び個人の権利利益の保護を図ることを目的とする。

（定義）

第2条

この規程において、「個人情報」、「個人識別符合」、「要配慮個人情報」、「個人情報データベース等」、「個人情報取扱事業者」、「個人データ」、「保有個人データ」又は「本人」とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第２条に規定する個人情報、個人識別符合、要配慮個人情報、個人情報データベース等、個人情報取扱事業者、個人データ、保有個人データ又は本人をいう。

２　この規程において、「職員」とは、本会の業務に従事するすべての者をいい、派遣職員、臨時雇用職員等を含むものとする。

（本会の責務）

第3条

本会は、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守するとともに、その実施する事業において個人情報の保護を図らなければならない。

第2章 個人情報の利用目的の特定等

（利用目的の特定）

第4条

本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。

２　本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

（事業別の利用目的等の明確化）

第5条

本会が実施する事業における個人情報の取扱いを明確にするため、別に定めるところにより、個人情報の種類、利用目的及び利用方法並びに第三者への提供の方法を記載した個人情報取扱業務概要説明書を作成するものとする。

２　個人情報取扱業務概要説明書は、各部・センターの事務分掌に基づき、所管する業務ごとに担当する部・センターにおいて、それぞれ作成するものとする。

（利用目的による制限）

第6条

本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前２条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

２　本会は、合併その他の事由により他の社会福祉法人等の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

３　前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

第3章 個人情報の取得の制限等

（適正な取得）

第7条

本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

２　本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、報道、出版、学術研究等により公開されている場合
6. 本人を目視し、又は撮影することにより、その外形上明らかな要配慮個人情報を取得する場合
7. 第13条第２項各号に掲げる場合において、個人データである要配慮個人情報の提供を受けるとき

（取得に際しての利用目的の通知等）

第8条

本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

２　本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

３　本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

４　前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

1. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより県社協の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
3. 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
4. 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第4章 個人データの適正管理

（データ内容の正確性の確保等）

第9条

本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確、かつ、最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。

（安全管理措置）

第10条

本会は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

（職員の監督）

第11条

本会は、その職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（委託先の監督）

第12条

本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第5章 個人データの第三者提供

（第三者提供の制限）

第13条

本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

２　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

1. 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
2. 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
3. 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

３　本会は、前項第３号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

（第三者提供に係る記録の作成等）

第14条

本会は、個人データを第三者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等又は地方独立行政法人を除く。以下この条及び次条において同じ。）に提供したときは、次の各号に掲げる事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第13条第１項各号又は第２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

1. 本人の同意を得ている旨
2. 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供したときは、その旨）
3. 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
4. 当該個人データの項目

２　本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から３年間保存しなければならない。

（第三者提供を受ける際の確認等）

第15条

本会は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、当該第三者からの申告又は書面の提示その他の適切な方法により、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第13条第１項各号又は第２項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

1. 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
2. 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

２　本会は、前項の規定による確認を行ったときは、次の各号（当該第三者が個人情報取扱事業者に該当しない者の場合は、第２号から第４号まで）に掲げる事項に関する記録を作成しなければならない。

1. 本人の同意を得ている旨
2. 前項各号に掲げる事項
3. 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
4. 当該個人データの項目

３　本会は、前項の記録を、当該記録を作成した日から３年間保存しなければならない。

第6章 保有個人データの公表、開示、訂正、利用停止等

（保有個人データに関する事項の公表等）

第16条

本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければならない。

1. 個人情報取扱事業者の名称
2. 全ての保有個人データの利用目的（第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合を除く。）
3. 次項の規定による求め又は次条第１項、第18条第１項若しくは第19条第１項若しくは第３項の規定による請求に応じる手続
4. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

２　本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

1. 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
2. 第８条第４項第１号から第３号までに該当する場合

３　本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（開示）

第17条

本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの開示を請求することができる。

２　本会は、前項の規定による請求を受けたときは、本人に対し、書面の交付（開示の請求を行った者が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
2. 県社協の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
3. 他の法令に違反することとなる場合

３　本会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき又は当該保有個人データが存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

４　他の法令の規定により、本人に対し第２項本文に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部又は一部を開示することとされている場合には、当該全部又は一部の保有個人データについては、第１項及び第２項の規定は、適用しない。

（訂正等）

第18条

本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないときは、当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を請求することができる。

２　本会は、前項の規定による請求を受けたときは、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。

３　本会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。

（利用停止等）

第19条

本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第６条の規定に違反して取り扱われているとき又は第７条の規定に違反して取得されたものであるときは、当該保有個人データの利用の停止又は消去（以下この条において「利用停止等」という。）を請求することができる。

２　本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

３　本人は、本会に対し、当該本人が識別される保有個人データが第13条第１項の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有個人データの第三者への提供の停止を請求することができる。

４　本会は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

５　本会は、第１項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき又は第３項の規定による請求に係る保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。

（理由の説明）

第20条

本会は、第16条第３項、第17条第３項、第18条第３項又は前条第５項の規定により、本人から求められ、又は請求された措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

（開示等の請求等の手続）

開示等の請求等の手続（ワード38KB）

第21条

第16条第２項の規定による求め又は第17条第１項、第18条第１項若しくは第19条第１項若しくは第３項の規定による請求（以下「開示等の請求等」という。）は、本会が別に定める書面を提出してしなければならない。

２　本会は、本人に対し、開示等の請求等に関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、県社協は、本人が容易かつ的確に開示等の請求等をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない。

３　開示等の請求等は、次に掲げる代理人によってすることができる。

1. 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
2. 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人

第7章 組織及び体制

（個人情報保護管理者等）

第22条

本会における個人情報の保護及び適切な管理を図るため、個人情報保護管理者を置き、事務局長をもって充てる。

２　個人情報保護管理者は、県社協が保有する個人情報の漏えい、減失、毀損の防止その他個人情報の安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じなければならない。

３　個人情報保護管理者は、本会の事業における個人情報の適正な取扱いを確保するため、部・所長を指揮して個人情報を取り扱う職員に対し、必要、かつ、適切な指導、教育及び監督を行わなければならない。

４　本会における個人情報の取扱いに関する事務は、総務部が管理する。

（苦情の処理）

第23条

本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切、かつ、迅速な処理に努めなければならない。

２　本会は、前項の苦情の処理を図るため、苦情解決責任者及び苦情対応責任者を置き、総務部長及び部・所長をもって充てる。

３　苦情を受け付けた職員は、苦情対応責任者に遅滞なく報告し、その指示を受けて必要な対応を行うものとし、苦情対応責任者は、苦情の内容及び対応について、速やかに、書面により苦情解決責任者に報告しなければならない。

４　苦情解決責任者は、受け付けた苦情の内容及び対応の状況を、適宜、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

（職員の義務）

第24条

職員又は職員であった者は、業務上知り得た個人情報について、正当な理由なく他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。

２　職員は、この規程に違反し、又は違反するおそれのある事実を知ったときは、その旨を部・所長に報告しなければならない。

３　部・所長は、職員から前項の報告を受けた場合、遅滞なく事実関係を調査のうえ、個人情報保護管理者に報告しなければならない。

４　個人情報保護管理者は、部・所長から前項の報告を受けた場合、速やかに適切な措置を講ずるよう指示するとともに、必要に応じて会長に報告しなければならない。

第8章 雑則

（その他）

第25条

この規程に定めるもののほか、この規程の実施のため必要な事項は、別に定める。

附則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附則

この規程は、平成28年3月25日から施行する。

附則

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附則

この規程は、令和2年4月1日から施行する。